Материал написан на основе данного видео:



Что мы рассмотрим в этой статье: как заполнять систему, реквизиты, как вносить сотрудников. В общем, как руководителю начать работать с нашей CRM.

Сразу после регистрации вы попадете на начальную страницу приветствия, на ней будут подсказки и инструкции.

Как только вы зайдете в систему, введете логин и пароль, вам откроется вот такое окошко:

Тут необходимо выбрать основную валюту и тип вашей компании: турагентство, туроператор, сеть турагентств, транспортная компания, event-компания, другое или посредник (по партнерской программе).

Разработчики советуют всегда выбирать тип компании, которому вы соответствуете, потому что система тогда будет подстраиваться именно под нее.

После того, как вы закончите заполнять эти поля, вам откроется вот такое окно:

Тут есть ссылка и телефон службы технической поддержки U-ON Travel, если у вас возникают вопросы, вы всегда можете обратиться к ним или же на нашу почту info@highseason.pro

После того, как вы нажмете кнопку Начать работу в системе вас сразу перенаправит в интерфейс CRM-системы.

Она выглядит примерно вот так:

Один из самых популярных вопросов: как поменять пароль в профиле?

Для этого нужно кликнуть на кнопку вашего личного профиля в правом верхнем углу.

Там нужно нажать кнопку Изменить данные.

Откроется окно редактирования личных данных.

Тут можно ввести новый пароль, подтвердить его и затем ввести и старый пароль, чтобы система знала, что это именно вы меняете пароль.

Во вкладке верхнего меню Настройки есть пункт Моя компания:

Вас перенаправит на такую страницу:

Если вы еще не заполняли никаких данных по вашей компании, то тут будет только одна строка. Чтобы заполнить информацию нужно кликнуть по кнопке Изменить и откроется вот такое окно:

В левой части окна вы заполняете всю информацию о вашей компании: название (на русском и английском), страну, адрес, информацию о руководстве и т.д.

В правой части окна заполняются реквизиты. Их нужно заполнить один раз, в документах они будут проставляться автоматически. Так что разработчики рекомендуют потратить на заполнение этого окна какое-то время.

Обратите внимание на пункт Страна. Вам нужно выбрать страну, в которой находится ваша компания, и тогда некоторые документы (в частности приходный кассовый ордер) будут генерироваться по стандартам указанной вами страны.

Еще обратите внимание на пункт % от курсов банка и туроператоров. В системе U-ON автоматически обновляются курсы валют и вы можете проставить процент разницы от курса центробанка. Например сегодня курс составляет 68 рублей и здесь вы можете указать процент перепада:

Этот процент вы можете откорректировать в любой момент – и система будет включать такую автоматическую защиту.

Ниже на этой же странице вы можете загрузить логотипы и подписи.

После того, как вы заполните все данные, нужно нажать кнопку Сохранить.

Следом идет блок Офисы компании: 

Если у вас еще нет заполненного офиса, кликните по кнопке Добавить, а если есть, то Изменить. Откроется новое окно,  в котором можно заполнить всю нужную информацию:

Обратите внимание, что под полем e-mail есть примечание, что можно добавить только один адрес.

После заполнения всех полей нужно нажать кнопку Сохранить.

Перейдем к следующему пункту для заполнения – Сотрудники. Вы можете перейти в него через пункт Настройки – Сотрудники, либо на уже открытой странице переключить вкладку.

Вам откроется такое окно:

Обратите внимание, что на тарифном плане Эконом вы можете добавить помимо вас только двух сотрудников. На тарифе Стандарт это число возрастет до 10. 

Давайте для примера добавим нового сотрудника. Для этого нам нужно кликнуть на зеленую кнопку Добавить. Откроется вот такое окно.

Здесь вам нужно указать имя, фамилию сотрудника, компанию, офис, в котором он работает. Но самое главное – заполнить поле Группа доступа. От этого будет зависеть, с какими частями системы сможет работать ваш сотрудник.

Далее вам нужно будет указать почту вашего сотрудника. Она должна быть актуальной, потому что на нее придет ссылка на учетную запись вашего сотрудника.

После заполнения всех данных нужно нажать кнопку Сохранить.

Чтобы отредактировать данные уже внесенного в систему сотрудника, нужно в строке с его именем нажать кнопку Изменить.

Откроется окно редактирования сотрудника:

Следующая вкладка страница Настройки – вкладка Права доступа. На ней находится редактируемая таблица с возможностью доступов для каждого типа сотрудников, которых можно добавить в систему. Они стоят по умолчанию, но если вам нужно предоставить доступ какому-то сотруднику, вы можете сделать это на этой странице.

Чтобы изменения не потерялись, нужно как всегда нажать кнопку Сохранить внизу страницы.

Как работает автозаполнение документов?

Для начала нам нужно перейти в раздел Настройки – Шаблон документов.

Вас перенаправит вот на такую страницу:

Обратите внимание: все примеры договоров в системе U-ON Travel являются только примерами и не несут никакой юридической ценности. Поэтому разработчики настоятельно рекомендуют отредактировать примеры и использовать шаблон документов вашей компании.

В системе есть 3 вида документов: документ с туристом (физ.лицо), с турагентством и с юр.лицом.

Рассмотрим договор с туристом (2-ой вариант). Чтобы его посмотреть и отредактировать кликните на кнопку Изменить шаблон.

Вам откроется текстовый редактор договора:

PDF-версию лучше настроить отдельно, чтобы при ее отображении не случилось никаких сюрпризов. Для этого прокручиваем страницу вниз и находим поле Настройки PDF-версии.

Тут можно указать колонтитулы, размер шрифта, отступы, нумерацию страниц и т.д.

Если нажать кнопку Предварительный просмотр, то можно просмотреть, как будет отображаться ваш документ в PDF- формате. 

После этого, если вас все устраивает, можно нажать кнопку Сохранить – и шаблон сохранится в системе (то есть во все туры будет автоматически добавляться уже новая версия).

Что такое метки и зачем они нужны в документах?

Метки – это фрагменты документа, написанные в фигурных скобках.

Все метки можно посмотреть в поле меток в конце страницы редактирования шаблона документа.

На вкладке Что означает каждая метка?  можно посмотреть, откуда система берет информацию для меток и как она ее использует:

Пример пояснения:

Для чего нужны метки?

Они упрощают вашу работу. Информация подтягивается в них автоматически. Например, вы заполнили информацию о компании и она автоматически проставится в договоре в тех местах, где будет стоять метка {полное название компании} – будет выводиться уже ваше название.

Когда будете вписывать метки в договор, система предложит вам варианты заполнения скобок.

Вот как это выглядит уже в договоре:

И когда вы будете заполнять карточку заказчика его данные тоже будут подтягиваться по меткам в договоры. Получается, что после заполнения карточки у вас на руках будут уже заполненные документы. Вам останется разве что просмотреть и напечатать их.

Вместе с печатью работа с документами занимает примерно 5-15 секунд.

Как работает статистика?

Давайте перейдем в раздел Статистики.

Так выглядит страница с воронками обращений:

Обратите внимание: в системе есть отдельные вкладки для воронки обращений и воронки заявок. Они взаимосвязаны: клиент из обращения переходит в воронку заявки и затем обратно.

Воронка обращений показывает, сколько потенциальных клиентов перешло в статус реальных.

В поле Период нужно выбрать период, за который вы хотели бы узнать статистику всей компании или же отдельного сотрудника (в правом поле Менеджер можно выбрать сотрудника).

В примере конверсия 50%, но это не показатель, так как аккаунт у нас тестовый. Для туристический компаний показатель хорошей конверсии составляет примерно 10-15%.

Прямо под воронкой находится таблица со статусами клиентов, где можно просмотреть историю взаимодействия с каждым лидом.

Если нажать на скрещенные стрелочки возле обращения, то откроется история взаимодействий:

Еще ниже на странице есть таблицы, которые отображают, откуда пришли лиды, запросы на какие страны у вас являются более популярными. В целом, таблица повторяет данные воронки, но ее проще воспринимать, особенно если вы привыкли к такой форме подачи данных.

Источник лидов – очень важная информация. Она позволяет узнать, из какого рекламного канала люди приходят охотней всего. То есть вы сможете рационально тратить рекламный бюджет на ту рекламу, которая приводит к вам потенциальных клиентов.

Теперь давайте перейдем в воронку продаж:

Статистика тут работает по тому же принципу, что и в воронке обращений. В поле Период нужно выбрать период, за который вы хотели бы узнать статистику всей компании или же отдельного сотрудника (в правом поле Менеджер можно выбрать сотрудника).

В нашем примере виден лишь один статус заявки В работе но на самом деле их может быть намного больше: в работе, подтверждена, документы готовы к выдаче. документы выданы, заявка закрыта.

Все это, конечно, отображается в воронке.

Ниже на странице есть такие же таблицы, как и на странице воронок обращений.

Они тоже работают по тому же принципу, что и на вкладке Воронка обращений. Только все данные относятся непосредственно к заявкам.

Итак

Мы с вами рассмотрели, как руководителю начать работу в  CRM-системе U-ON Travel, как заполнить информацию о компании, добавить сотрудников, отредактировать права доступа, отредактировать шаблоны документов и где смотреть статистику по воронкам продаж и обращений. Надеемся, эта статья поможет в вам в работе с U-ON Travel!