Материал написан на основе данного видео:

Самые важные понятия для менеджеров в CRM: обращения и заявки.

Обращения – раздел для новых клиентов, которые только-только пришли. Таким потенциальным клиентам обычно нужна консультация, подборки туров, либо еще какие-то предложения от вашей фирмы, которые могут помочь перевести его из потенциального клиента в реального. Необязательно, что такие клиенты после работы с ними конвертируются в реальных клиентов, поэтому вся работа с ними ведется в разделе Обращения.

Заявки же – это работа с реальным клиентом, который внес предоплату или оформил заказ.

Если вы в первый раз заходите в систему, то вас поприветствует вот такой помощник:

Если у вас есть немного времени, ознакомьтесь с его подсказками, они помогут быстрее и проще разобраться в работе системы.

Без этого помощника поле обращений выглядит вот так: 

Обратите внимание на строку поиска, она есть в каждой части системы. То есть вы можете на любой странице ввести любые данные по обращению, заявке или туристу, который вас интересует, и система тут же выдаст их вам.

Помимо этого рядом с полем поиска есть пункты настраиваемого меню.

Если нажать на кнопку Настройка избранных пунктов меню, то вам откроется поле настройки, где можно выбрать, какие пункты будут выводиться в этом меню.

В правом верхнем углу есть поле вашего личного профиля, тут можно изменить настройки вашей учетной записи. Для этого нужно кликнуть на пункт Изменить данные.

В открывшемся окне нужно поменять данные, которые вы хотели бы изменить и нажать кнопку Сохранить.

Обратите внимание на панель меню и особенно на пункт Помощь. 

Если навести курсор на этот пункт, от откроется выпадающее меню:

Тут вы можете посмотреть наши обучающие видео, обратиться в техподдержку, записаться на вебинар или отправить предложение по улучшению системы. Сейчас нас интересует раздел Туры по системе. 

Если у вас не было времени просмотреть подсказки помощника при первом входе в систему вы всегда можете это сделать в данном разделе.

А в разделе курсов валют можно посмотреть актуальные курсы (система обновляет их раз  в 30 минут).

Еще одна важная кнопка, которая находится в левом верхнем углу: кнопка Создать.

Эта кнопка есть на всех страницах системы, то есть вы можете создать новое обращение, заявку, туриста, напоминание из любого места системы.

Давайте теперь вернемся на вкладку Обращения:

На что стоит обратить внимание. Строка поиска, с помощью которой можно найти любое необходимое вам обращение, если ввести какую-либо информацию.

Помимо этого есть функция Расширенного поиска.

Он нужен для того, чтобы максимально конкретизировать условия вашего поиска.

Все обращения можно поделить на несколько разделов: все (вообще все обращения, поступающие в систему), действующие (обращения потенциальных клиентов, с которыми ведется работа), архивные (обращения, которые по какой-то причине не конвертировались в клиента).

Отдельными пунктами находятся разделы все и только мои. Все – это все обращения + выбранный пункт (действующие или архивные), только мои – обращения конкретного менеджера, который в данный момент работает в системе (разработчики рекомендуют использовать именно этот раздел, чтобы не совершать ошибок).

Обратите внимание на значок настройки рядом с таблицей обращений:

Если кликнуть на эту кнопку, то откроется панель настройки таблицы обращений. Вы можете настроить столбцы, которые будут выводиться в системе:

Столбцы таблицы можно перемещать просто перетягивая их мышкой в нужное вам место.

Как настроить работу с клиентом

Давайте создадим тестовое обращение. Для этого нам надо нажать уже знакомую нам кнопку Создать – Обращение.

Вам откроется вот такое окно настройки обращения. В него нужно добавить известную вам информацию, а затем нажать кнопку Сохранить.

Это обращение сразу же покажется в вашей таблице.

Если мы нажмем на ячейку обращения, нам откроется карточка клиента:

Если кликнуть на статус обращения (в нашей карточке это иконка Новый), можно изменить статус вашего клиента.

Все изменения статуса можно посмотреть, кликнув по стрелкам рядом с иконкой  статуса. Нам откроется История статусов. Пока что история статусов у нас пока что пустая, потому что обращение совсем новое.

Также у нас есть поле для примечаний по обращениям. Это поле видно только вам, вы можете добавлять примечания или какие-то важные заметки. Можно написать, например, предпочтения клиента по турам, его возраст или другие нужные вам параметры.

В блоке Работа с покупателем можно посмотреть стадии работы с ним Пожелания – Подборки – Выбор.услуги – Перевести в заказы, а также Документы клиента.

Обратите внимание на диалоговое окно справа: Общение с клиентом.

В этом примере система показывает нам напоминание о том, что мы еще не создали напоминаний про этого потенциального клиента и можем забыть про него. Мы рекомендуем добавлять такие напоминания, они помогут никого не потерять и не забыть. Кликаем на ссылку на слове тут,  откроется вот такое окно:

В напоминании можно выбрать дату, время, тип и приоритетность напоминания. Можно также настроить напоминание на другого сотрудника. После настройки напоминания нажимаем Добавить. 

После этого напоминание появится в нашей таблице обращений. При заполнении остальных полей обращения вся информация также будет автоматически подтягиваться в эту таблицу.

Позже напоминание появится всплывающим окошком в правом углу экрана: 

Если напоминание будет просрочено, оно будет выделяться красным цветом. Такого лучше не допускать, потому что это может означать потерю потенциального клиента. Если вы не напишете, не позвоните, не свяжетесь с потенциальным клиентом, то он может просто уйти к другой турфирме, которая все это сделает.

Давайте вернемся к нашему тестовому обращению к окну Работа с покупателем – Подборки.

Обратите внимание на пункт Подборка через Qui-Quo, мы рекомендуем пользоваться этой функцией, в особенности если вы уже используете Qui-Quo. Настроить интеграцию с этой системой очень просто, достаточно кликнуть по ссылке Как настроить интеграцию? и следовать поэтапно инструкции, на которую вас перенаправит система.

Если вы пока не пользуетесь Qui-Quo, то мы рекомендуем к ней присмотреться, она делает отличные и удобные подборки туров, которые можно сразу отправлять клиентам на почту.

Подробнее об этом можно почитать здесь.

После предложения подборки туров, клиент переносится во вкладку Выбор.услуги, где мы отмечаем на какие из услуг в подборке он согласен и готов оплатить.

После того, как согласуем с клиентом услуги, его можно будет Перевести в заявку. Система запросит у вас подтверждение этого действия.

Вас сразу перенаправит на страницу заявки со всей информацией по клиенту.

Информация о заявке автоматически появится в таблице заявок на вкладке Заявки в верхнем меню страницы.

На странице заявок можно добавить туристов. Так как зачастую заказчик и туристы могут быть разными людьми, мы рекомендуем обратить особое внимание на заполнение этого поля.

Чтобы добавить туриста кликните на зеленую кнопку Добавить туриста.

Система предложит вам выбрать из уже существующих туристов или Создать нового.

После нажатия кнопки Создать нового вам откроется окно внесения нового туриста.

Тут стоит обратить внимание на поле Заполнить данными из фото. Если навести на иконку вопроса рядом, появится подсказка со ссылкой:

По этой ссылке можно прочитать подробную инструкцию или посмотреть видеоурок по работе с данной функцией. Страница выглядит вот так:

В систему можно добавлять и загран и паспорт РФ. Можно сканировать и копии паспортов (но они должны быть достаточно хорошего качества).

После добавления туристов в заявку можно перейти к полю Расчетов. Оно находится ниже поля добавления туристов и тоже является настраиваемым полем.

В этом окне можно выбрать разный вариант оплаты:

Мы выбираем Оплату деньгами.

Вам откроется вот такое окно с разными параметрами. Каждая компания использует их по-своему, но после заполнения все это автоматически добавляется в документы.

Как только вы внесете сумму уплаченную клиентом, система посчитает остаток, который клиент должен (если он внес не всю сумму) и покажет его в правом окне счетчика карточки заявки, который называется Цена клиента.

Поле Расчеты с поставщиками услуг работает по такому же принципу.

И последний блок страницы Заявки блок с документами.

Обратите внимание, что все документы заполняются автоматически по мере того, как вы заполняете данные клиента в CRM заполняются и документы. Они выводятся в двух форматах PDF и Word. Вы можете их предварительно просмотреть или распечатать.

Все изменения также отображаются в таблице заявок. После закрытия заявки (это можно сделать в статусе заявке в самом верху карточки) клиент снова перейдет в лид, по которому можно поставить напоминание (например, через 3 месяца вы снова хотите ему что-то предложить).

В этой статье вы узнали, как работать с основными функциями U-ON Travel, которые требуются менеджерам. Надеемся, данный материал поможет вам при работе с U-ON Travel.